Règlement d'ordre intérieur

Le présent règlement est une annexe aux conditions générales de vente de Smart Rooms.
Ce document constitue le Règlement Intérieur du réseau Smart Rooms qui est susceptible d’être modifié à tout moment. Il régit la relation entre Smart Rooms et l‘Occupant relativement à l’utilisation des cabinets de consultation et de soins et salles de formation du réseau Smart Rooms. En cas de modification ou d’amendement, une nouvelle version sera actualisée sur le site internet.

Les espaces de travail partagés

1.Smart Rooms se compose de deux espaces de travail équipés et partagés autour du thème du mieux-être. Les espaces seront loués par de nombreux praticiens. Le respect des espaces, du matériel et des horaires est l’un des principes fondamentaux de réussite du concept Smart Rooms.
Nous comptons sur votre participation et votre gestion des espaces en « bon père de famille ».
2.Vous ne pouvez pas apposer de signes distinctifs (affiches, logos, panneaux, cartes de visite…) sur les portes du local loué ou en un quelconque autre endroit. Un panneau d’affichage est disponible dans le couloir d’entrée à cet effet. Vous pouvez y punaiser votre carte de visite ou votre flyer, uniquement à cet endroit-là.
L’Occupant ne peut rien fixer aux fenêtres, aux murs ou aux autres parties de l’espace loué ou faire des modifications ou ajouts dans les espaces ou dans les autres zones de Smart Rooms sans l’autorisation préalable écrite de Smart Rooms.

3. Le matériel mis à disposition est le suivant :
Couloir :
– 2 tabourets
– 1 tableau pour y accrocher votre carte de visite
– 1 miroir
– Petite décoration
Sous-sol :
– 2 matelas pliables
– 2 tapis de sol
– 1 repose-pieds
– 10 chaises empilables
– 4 tabourets
– 2 tables pliantes
Cabinet 1 :
– 1 table de massage pliante
– 2 plaques de protection de sol
– 1 tabouret à roulettes
– 2 fauteuils
– 1 tapis
– 1 table basse
– 1 troley
– 2 plaids
– 1 bureau
– 1 chaise
– 1 mur tableau équipé de 4 tableaux (kit feutres sur demande)
– 1 distributeur de papier
– 1 distributeur de gel hydro-alcoolique
– 1 bouteille de produit nettoyant
– 1 horloge
Cabinet 2 :
– 1 table de massage pliante
– 1 tapis
– 1 tabouret à roulettes
– 2 fauteuils à accoudoir
– 1 plaid
– 1 bureau
– 1 distributeur de papier
– 1 distributeur de gel hydro-alcoolique
– 1 bouteille de produit nettoyant
– 1 horloge
Toilettes :
– 1 distributeur de papier toilette
– 1 distributeur de papier pour les mains
– 1 distributeur de savon
– 1 miroir
– 1 brosse de toilette
– 2 bouteilles avec bâtons désodorisants

4.En cas de casse de matériel, il est obligatoire d’en avertir aussitôt Smart Rooms via l’adresse hello@smartrooms.be ou via lle formulaire de contact du site de Smart Rooms.

Déontologie et statut professionnel

1.L’Occupant utilisant les lieux mis à sa disposition par SMART WORLD SRL s’engage à respecter les règles déontologiques de sa profession.
2.L’Occupant organise son travail comme il l’entend, dans les plages horaires qui lui sont imparties et en respectant strictement les horaires réservés.
L’Occupant s’engage à respecter ses plages horaires réservées sans dépassement, quand bien même son client arrive en retard.
Un débordement occasionnera une facturation supplémentaire selon le principe que chaque quart d’heure commencé est dû. Le quart d’heure sera facturé à 10€ Htva.
3.L’Occupant doit s’abstenir de toute action qui puisse nuire à la réputation de Smart Rooms ou de tout autre praticien y travaillant. Il doit exister un réel respect entre les praticiens.

Secrétariat et bureautique

1.Chaque praticien gère son agenda et ses prises de rendez-vous.
En ce qui concerne Internet, une connexion wifi est mise à disposition.
2.Courrier : l’Occupant dégage Smart Rooms de toute responsabilité qui pourrait être engagée ou qui pourrait survenir à l’occasion de la réception de tout courrier ou colis pour le compte du praticien.

Organisation de Smart Rooms

1.L’Occupant s’engage à respecter les règles d’organisation mises en place par Smart Rooms afin que les différents utilisateurs des locaux puissent travailler sereinement.
A ce titre : L’Occupant quittera son cabinet de consultation à l’heure convenue après l’avoir correctement rangé selon le plan affiché dans le local et l’avoir laissé dans un état de propreté suffisante.
2. L’Occupant s’engage à respecter le matériel mis à sa disposition et à nettoyer tout matériel utilisé grâce au produit désinfectant mis à disposition.
3. L’Occupant s’engage à faire respecter le calme des lieux par ses patients/clients dans toutes les parties communes (couloir) de même qu’il sera attentif au respect des lieux par ses patients/clients.
4. Toutes clés et badges d’entrée que Smart Rooms permet au client d’utiliser resteront à tout moment la propriété de Smart Rooms. Le client ne peut pas en faire de copies et/ou permettre à quiconque de les utiliser sans le consentement de Smart Rooms. Toute perte doit être immédiatement signalée à l’adresse hello@smartrooms.be ou via le formulaire du site et l’Occupant devra payer des frais relatifs au remplacement des clés ou badges d’accès ainsi qu’au remplacement des serrures et la désactivation en cas de besoin. Cette règle est nécessaire afin de garantir la sécurité et la sureté des locaux Smart Rooms.
5. L’Occupant dispose d’un code ouvrant la porte extérieure et d’une clé ouvrant le cabinet loué. Ce code et cette clé ne peuvent en aucun cas être remise à quiconque extérieur à Smart Rooms.
Tout manquement à cette règle stricte sera considéré comme une faute grave et pourra entraîner l’exclusion immédiate de Smart Rooms, sans indemnité.
6. Aucune serrure ou verrou supplémentaire, de quelque sorte que ce soit ne devra être placé par le client sur les portes et/ou fenêtres de Smart Rooms. Aucune modification ne sera apportée aux serrures ou mécanismes existants.
7. L’Occupant s’engage à participer à différentes tâches afin de contribuer au bon fonctionnement de Smart Rooms: vider sa poubelle en quittant son bureau, remettre le mobilier en suivant le plan, passer l’aspirateur si c’est nécessaire après le passage de vos clients/patients … (Des petites choses qui maintiendront le confort de « Smart Rooms »).
8. Smart Rooms est disposé à convenir d’arrangements spécifiques pour l’utilisation des locaux en dehors des heures normales d’ouverture. Ces arrangements spécifiques seront susceptibles de donner lieu à une facturation supplémentaire qui pourra être fixée au moment de la demande du client pour l’obtention de ces services complémentaires.

Se comporter en bon père de famille

Chaque praticien s’engage à gérer en bon père de famille les locaux de Smart Rooms .
Ce qui signifie pour nous :

1.Les praticiens doivent adopter une conduite professionnelle appropriée ; une tenue vestimentaire correcte sera portée à tout moment ; le niveau sera maintenu à un niveau qui n’affectera pas ou ne dérangera pas les autres praticiens et les patients/clients.
2. Le praticien ne peut, sans le consentement écrit préalable de Smart Rooms, stocker ou utiliser dans les espaces ou dans l’enceinte de Smart Rooms, les équipements suivants : ordinateur (à l’exception d’un ordinateur portable qu’il reprendra en fin de séance) ou autre appareil commercial, équipement de reproduction, équipement de chauffage, cuisinière, radio, équipement stéréo ou autre équipement d’amplification mécanique, distributeur automatique à pièces ou jetons, réfrigérateur, bouilloire ou cafetière. De plus, le client ne doit pas exercer d’activité mécanique, ne doit pas y cuisiner, ni utiliser ou permettre que soient utilisés dans le bâtiment, des combustibles à base de pétrole, d’essence, de kérosène pour le chauffage ou l’éclairage, ni répandre une odeur désagréable. Aucun élément jugé dangereux, explosif ou inflammable ne doit être apporté chez Smart Rooms. Aucun gaz, odeur ou liquide dangereux ne sera permis. Aucune arme à feu ne sera permise. Smart Rooms est destiné à n’être qu’utilisé que comme cabinet de consultation, de soins et salles de formation.
3. Prendre soin du matériel mis à votre disposition.
Éteindre les lumières de son cabinet à la fin des consultations
Baisser le chauffage s’il a été augmenté durant les consultations.
Radiateurs: il est recommandé́ de les laisser sur la position 2 jour et nuit – le thermostat s’occupe du reste.
Éteindre la lumière de sa salle en sortant s’il n’y a personne après et du hall d’entrée s’il est le dernier.
Tout oubli de la remise à niveau du chauffage sur 2 ou d’éteindre la lumière sera facturé 25€ htva la journée.
4. L’Occupant ne devra pas laisser ouvertes les portes des couloirs, la porte de sortie ou la porte palière pendant ou après les heures d’ouverture de Smart Rooms. Ceci pour des raisons de sécurité. Veillez à bien fermer les portes également pour garder la chaleur / fraicheur
5. L’Occupant veillera à maintenir l’espace de travail dans un état propre. L’Occupant doit suivre à chaque utilisation des espaces, les procédures de « clean space ». Si l’Occupant ne respecte pas ce principe, et cela même après un rappel effectué par SMART WORLD SRL, un montant de 50 € htva sera facturé si cette règle n’est pas respectée.
L’équipe de nettoyage assure l’entretien normal des locaux et parties communes. Tout surplus de travail occasionné par l’Occupant sera facturé par SMART WORLD SRL de ce dernier (tâche non usuelles, accumulation de papiers à jeter, déchets non usuels, etc.)
6. Vérifier l’état de la toilette, mettre du produit, petit coup de brosse.
Si vous utilisez des bougies, elles doivent être placées dans des photophores.
S’il est le dernier à consulter, L’Occupant veillera en plus à éteindre les lumières des WC et du couloir.
7. Les membres n’utiliseront pas d’instrument de musique, de radio, de poste de télévision ou d’autre source sonore qui pourrait gêner les autres membres de Smart Rooms ou des occupants de l’immeuble. Les membres veilleront également à ne pas répandre d’odeur qui pourrait incommoder les autres utilisateurs du site et du bâtiment.
8. Il est interdit de fumer dans le bâtiment.
9. Respecter le voisinage, pas de bruit dehors après 22h
10. Le couloir et les escaliers devront rester libres d’accès et ne peuvent pas être obstrués par l’Occupant ou utilisés à d’autres fins que d’entrée et de sortie. L’Occupant pourra uniquement utiliser le casier qu’il a loué pour stocker ses affaires, les parties communes devant être conservées dans un état propre et accueillant à tout moment. L’Occupant ne peut en aucun cas circuler dans les espaces réservés à d’autres praticiens et aux autres locataires de la maison.
11. Tous les biens appartenant à l’Occupant ou à ses patients/clients, tombent sous la responsabilité exclusive de ces personnes et Smart Rooms ne pourra pas être tenu responsable des dommages ou vol de ces biens.
12. Le courant électrique sera utilisé uniquement pour l’éclairage ordinaire, pour l’alimentation électrique des ordinateurs personnels et des petits appareils, sauf accord préalable écrit par Smart Rooms.
13. Le client ne pourra pas exercer ses activités dans le couloir, dans la cave ou dans tout autre lieu, à l’exception de l’espace loué qui lui est attribué, sans l’accord préalable écrit de Smart Rooms.
14. Déchets et tri :
La région de Bruxelles Capitale impose un tri strict des déchets. Tous les déchets et immondices seront obligatoirement jetés et triés dans les poubelles prévues à cet effet et déposés pour enlèvement aux endroits indiqués. Les membres trieront les déchets selon les instructions de Smart Rooms et conformément aux règlementations légales ou communales en la matière.

Responsabilité

Force majeure : la responsabilité de Smart Rooms ne pourra pas être engagée à l’égard de l’Occupant dans l’hypothèse où il se trouverait empêché ou retardé d’exécuter ses obligations contractuelles ou de poursuivre son activité en raison d’actes, d’évènements, d’omissions ou d’accidents échappant à son contrôle raisonnable, notamment (mais de façon exhaustive) en cas de grève, dysfonctionnement dans l’approvisionnement de services tels que le téléphone, l’eau, l’électricité, etc. ou des transports en commun, catastrophes naturelles, guerre, émeute, trouble ou insurrection civils, dommages intentionnels, décès ou obligation de mise en quarantaine en application de tout ordre, règle, réglementation ou instruction légale ou gouvernementale, accident, incendie, inondation, tempête ou manquement des fournisseur ses sous-traitants. Les obligations contractuelles de SMART WORLD SRL seront alors suspendues durant toute la période nécessaire à ce qu’un tel cas de force majeure disparaisse. SMART WORLD SRL informera le client de la survenance d’un tel cas de force majeure aussitôt qu’il en sera raisonnablement possible et proposera des espaces alternatifs (sous réserve de disponibilité).
Exonération de responsabilité relative à l’équipement de l’Occupant. Tout équipement stocké dans les casiers de Smart Rooms est stocké aux propres risques du client. SMART WORLD SRL décline toute responsabilité quant aux auxdits équipements et ne sera pas tenu responsable des pertes ou dommages causés auxdits équipements.

Faute grave

La constatation d’une faute grave de la part d’un praticien entraîne la rupture immédiate de l’abonnement et sans indemnité.
Sont notamment considérées comme fautes graves, sans que la liste soit exclusive :

Le fait de provoquer volontairement des dégradations.
L’atteinte à la réputation de Smart Rooms ou des personnes qui y travaillent.
Le fait de transmettre son code à une personne étrangère à Smart Rooms.